Mooie deal gesloten? Of wil je (de beëindiging van) een samenwerking vastleggen? Om wat voor afspraken het ook gaat: leg ze schriftelijk vast. Het geldt niet voor alle overeenkomsten, maar de meeste zijn vormvrij. Mondeling of op de achterkant van een bierviltje: het mag. Maar bewijstechnisch sta je niet sterk als er discussie ontstaat. Leg de afspraken dus vast op papier.
Zelf een overeenkomst opstellen? Hier vind je 9 praktische tips voor het maken van een contract. Iets uitgebreider? Pak dan deze handige checklist erbij.
1. Neem het initiatief
Heeft niemand zin om het voortouw te nemen bij het opstellen van het contract? Ons advies: meld je direct aan als vrijwilliger om de afspraken vast te leggen. Dit heeft namelijk als voordeel dat het jou alvast dwingt om goed na te denken over wat je wel en wat je niet in de overeenkomst wilt hebben.
Daarnaast bepaalt het eerste concept vaak voor een groot deel de kaders voor het vervolg. Neem daarin dus de regie.
2. Wie, wat, waar en wanneer
Een goed contract is als een spoorboekje: wie moet wat doen op welk moment? Maak een duidelijke rolverdeling voor alle betrokkenen inclusief tijdspad.
Zorg dat dit in één oogopslag te zien is (met een tijdsschema of agenda), in plaats van verspreid door het contract in verschillende artikelen. Bij Mistral Legal gebruiken we tijdens het overnameproces bijvoorbeeld vaak een Excel-planning: wie moet wat wanneer doen, en op welke manier?
3. De context van het contract (de considerans)
Schrijf aan het begin de overwegingen van de contractspartijen op. Wat is er aan de afspraken voorafgegaan, waarom sluiten jullie deze overeenkomst en wat zijn jullie doelen? Deze context maakt het contract makkelijker om te begrijpen. Denk bijvoorbeeld aan de collega’s die het contract straks gaan uitvoeren.
Maar het komt vooral van pas bij een eventueel geschil. De rechter kijkt dan niet alleen naar de inhoud van de overeenkomst, maar óók naar de bedoeling van partijen (Haviltex, voor de fijnproever): wat hadden zij voor ogen met dit contract? Hierbij spelen deze overwegingen een belangrijke rol. Besteed hieraan dus tijd en aandacht.
Probeer de overwegingen zo feitelijk mogelijk te houden. Stel je ze te eenzijdig op, dan is de kans namelijk groot dat de andere partij het contract niet tekent.
4. Modelcontracten en boilerplates
Je hoeft echt niet altijd het wiel opnieuw uit te vinden. Je kunt prima gebruikmaken van modelcontracten, maar doe dit bewust. Past het model wel bij jullie afspraken en intentie? Het kan als basis dienen, maar zorg vervolgens voor maatwerk.
Pas wel op met boilerplates: standaardbepalingen die vaak afkomstig zijn uit Engelse of Amerikaanse contracten. Door het verschil in rechtssystemen kunnen ze namelijk onverwachte gevolgen hebben. Los daarvan kan het efficiënt lijken om ze kant-en-klaar over te nemen, maar het is wel belangrijk om hierin bewuste keuzes te maken. Onderaan onze eerdere blog over boilerplates vind je trouwens de herkomst van deze term, mocht je nieuwsgierig zijn!
5. Definities zijn écht belangrijk
Voorkom interpretatieverschillen en leg jullie definities uit: wat bedoelen jullie met een bepaald woord? Doe dit in het eerste artikel van het contract of als bijlage. Schrijf alle definities met hoofdletter, zowel in de definitielijst als in de rest van de overeenkomst. Zo is direct duidelijk dat jullie het woord in de vorm van de definitie gebruiken.
Wees ook kritisch op een definitie en voorkom dat je daarmee later het schip ingaat. Bijvoorbeeld bij de definitie van ‘schade’: welke schade precies (direct en/of indirect) en wat kan er geclaimd worden (welke schadeposten)?
6. Check de spelregels
Contracteren = kwalificeren. Oftewel: wat voor soort contract sluiten jullie eigenlijk? Een leningsovereenkomst, maatschapscontract of distributieovereenkomst? De titel die jullie zelf gebruiken, is daarbij overigens niet leidend. De inhoud van het contract wél.
Zoek vervolgens uit (of laat uitzoeken) welke wettelijke regels van toepassing zijn op dit soort contract:
- Is het dwingend recht? Dan mag je er niet van afwijken. Doe je dat wel, dan zijn die afspraken nietig en hebben ze juridisch nooit bestaan.
- Is het regelend recht? Dan is er bewegingsruimte voor eigen afspraken en kunnen jullie afwijken. Je kunt er ook voor kiezen om het regelend recht ‘gewoon’ van toepassing te laten zijn. Als je deze keuze (behouden of afwijken) maar bewust maakt.
7. De kleine lettertjes
Algemene voorwaarden, in- en verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden: welke kleine lettertjes gelden er nog meer (of juist níet) naast het contract? Schrijf dat op. Gelden jouw voorwaarden en niet die van je contractspartij? Sluit die laatste dan expliciet uit, en vergeet jouw voorwaarden niet op tijd van toepassing te verklaren én te overhandigen.
Zo voorkom je dat er later spelregels blijken te gelden die je niet voorzien had. Verrassingen zijn leuk, maar niet in deze categorie 😉
8. Aansprakelijkheid
De olifant in de kamer: wat als er iets misgaat? Wie is wanneer aansprakelijk en tot welk bedrag? Bij ondernemen gaan kansen en risico’s hand in hand en hoort het erbij dat je soms een stuk aansprakelijkheid accepteert. Doe dit wel bewust en bedenk hoe ver je daarin wilt gaan.
Voor een volledig plaatje bedenk je vooraf alle mogelijke scenario’s: lees hier meer over het belang van beren op de weg.
Neem ook mitigerende maatregelen, zoals een bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Tip: laat je verzekeraar vooraf akkoord geven op de inhoud van je algemene voorwaarden en de daarin opgenomen aansprakelijkheidsbeperking. Dan kan daar later geen discussie over ontstaan.
9. Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid
Weet met wie je zaken doet en vooral: wie de handtekening mag zetten. Check hiervoor het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Staat de naam van de beoogde ondertekenaar er niet in? Controleer dan of er een geldige volmacht is. Neem in het contract op wie bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen.
Tekent iemand het contract zonder tekenbevoegd te zijn? Dan is sprake van onbevoegde vertegenwoordiging en loop je het risico dat de andere partij zich kan onttrekken aan het contract.
Meer praktische tips
Op zoek naar meer praktische tips voor het maken van een contract? Hier vind je tips op het gebied van taal en vormgeving. En hier tips die ervoor zorgen dat het contract aansluit op de praktijk.
Heb je een conceptcontract dat je graag laat checken door een advocaat? Neem dan contact op met Mistral Legal. Dan weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet.