Bij een overeenkomst zijn meer mensen betrokken dan je denkt. Er zijn natuurlijk de contractspartijen die de afspraken hebben gemaakt. Maar zij zijn vaak niet de mensen die het gaan uitvoeren. Die collega’s moeten dus ook snappen wat er staat. Ook voor contractmanagement is een begrijpelijk contract belangrijk om de naleving van de afspraken te bewaken.
Daarom is een duidelijk contract essentieel. En dat zit niet alleen in de inhoud, maar net zo goed in de taal en vormgeving.
1. Praktisch is prima
KISS: keep it simple, stupid. Zodra mensen een contract opstellen, gebruiken ze vaak opeens jargon. Wollige zinnen. ‘Deftige’ termen. Terwijl niemand dat fijn vindt om te lezen. Daarnaast maakt het de kans om te verdwalen in de overeenkomst alleen maar groter.
Het enige doel van een contract is het vastleggen van de afspraken, zodat iedereen precies weet wat hij moet doen. Dat bereik je alleen maar met begrijpelijke taal, leesbare zinnen en duidelijke uitleg. Vermijd dubbelzinnigheid en ingewikkelde (juridische) termen. Ontkom je er niet aan? Leg ze dan uit zoals jullie het als contractspartijen bedoelen.
2. Voeg voorbeelden toe
Kunnen bepaalde afspraken extra duidelijkheid gebruiken? Voeg voorbeelden of visuele elementen (zoals grafieken of tabellen) toe. Neem in een annuïtaire geldleningsovereenkomst bijvoorbeeld een betalingsschema op: schrijf alle betalingstermijnen uit, inclusief renteontwikkeling. Welke termijn wordt wanneer betaald? Welk deel daarvan is rente en welk deel is aflossing?
Of zoals we bij Mistral Legal doen bij overnames: maak een Excel-planning wie wat wanneer precies doet. Een goed contract moet je kunnen lezen als een spoorboekje.
3. Besteed aandacht aan de opmaak
Een duidelijk en leesbaar contract heeft niet alleen met het taalgebruik te maken, maar ook met de opmaak:
- Gebruik opsommingstekens en subkopjes. Hiermee structureer je de tekst en benadruk je belangrijke punten.
- Gebruik witruimte. Geef de lezer wat lucht en laat voldoende witruimte tussen de onderdelen: dat vergroot de leesbaarheid.
- Gebruik visueel zichtbare definities. Leg alle definities duidelijk uit én schrijf ze met een hoofdletter: zowel in de definitielijst als in de rest van de overeenkomst. Zo is zichtbaar wanneer jullie het woord in de vorm van de definitie gebruiken.
4. Meten is weten, gissen is missen
Wees duidelijk! Gaat het om technische zaken of ingewikkelde procedures? Zorg dat je uitlegt wat er wordt bedoeld, zodat ook mensen die niet rechtstreeks bij het contract betrokken zijn, het snappen. Dat kun je ook doen in een bijlage.
Gaat het om verschillende versies van één product? En wil je elk misverstand uitsluiten? (Ja, dat wil je!) Neem dan foto’s van elke versie op als bijlage. Je hoeft dus echt niet alles kwijt in het contract zelf; je kunt prima met bijlagen werken. Zet in het contract wel duidelijk welke bijlagen er zijn en bepaal dat ze onderdeel uitmaken van de overeenkomst.
5. Pas op met:
- Aannames
Contracteren = communiceren. Vaak doe je meer aannames dan je je realiseert. Maar wat voor jou duidelijk is, hoeft dat niet te zijn voor een ander…Toets dus voortdurend wat de ander bedoelt.
- Hoog-over
Na (soms slopende) onderhandelingen is de fut er misschien uit om alles goed op papier te zetten. Dan worden de afspraken nog wel eens te hoog-over opgeschreven. Daardoor is het onduidelijk wie wat wanneer doet en mis je belangrijke details. Blijf dus alert en gefocust (of schakel Mistral Legal in).
Meer praktische tips?
Op zoek naar meer tips voor het zelf opstellen van een contract? Hier vind je 9 inhoudelijke tips, en hier tips die ervoor zorgen dat het contract aansluit op de praktijk.