Wil je weten waar je op moet letten als je zelf een contract maakt? Met deze checklist zorg je voor een goede basis.
Alles afgevinkt en het contract opgesteld? Dan is het tijd voor een brainstormsessie: bedenk wat er allemaal mis kan gaan. Welke (worst-case) scenario’s zijn er mogelijk? Loop vervolgens de conceptovereenkomst langs. Als die scenario’s zich daadwerkelijk voordoen, geeft het contract daar dan antwoord op? Zo ja: top! Zo niet, dan is er nog wat huiswerk te doen.
Partijen en de achtergrond van het contract
- De titel van de overeenkomst
Geef het contract een naam die recht doet aan jullie afspraken. Maar let op: die titel is niet leidend, de inhoud van het contract wél. Zoek dus uit wat voor soort contract jullie sluiten, welke wettelijke regels daarvoor gelden en hoeveel bewegingsruimte jullie daarin hebben.
- Partijen
Schrijf alle informatie van de contractspartijen op: naam, adres, woonplaats/kantooradres en (als dat van toepassing is) het KvK-nummer.
Wil je in het contract niet steeds de volledige naam uitschrijven? Neem dan in dit onderdeel de gebruikte afkorting op.
- Vertegenwoordigingsbevoegdheid
Geef bij elke partij aan door wie zij vertegenwoordigd wordt en wie dus mag tekenen. Check de bevoegdheid in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Is er een volmacht? Controleer die en benoem de volmacht in de overeenkomst.
- De overwegingen (considerans)
Schrijf de context van de afspraken op: wat is hieraan voorafgegaan, waarom sluiten jullie deze overeenkomst en wat zijn jullie doelen? Hier lees je waarom dat zo belangrijk is.
Inhoud
- Afspraken en prestaties
Schrijf puntsgewijs en zo concreet mogelijk op wat jullie precies afspreken en/of welke prestaties over en weer geleverd moeten worden. Wie heeft welke taken? Wat is de overeengekomen prijs?
- Betalingstermijnen
Wanneer wordt gefactureerd? Wie moet wat wanneer betalen? Zijn er meerdere partijen verantwoordelijk voor betaling, overweeg hoofdelijke aansprakelijkheid: iedere schuldenaar is dan aansprakelijk voor de volledige schuld.
Wat zijn de (financiële) gevolgen als iemand te laat betaalt? Denk aan boetes en incassokosten.
- Leveringstermijnen
Wie moet wat wanneer leveren? Wie is verantwoordelijk voor het transport, hoe worden deze kosten verdeeld, wat als er tijdens transport schade ontstaat en wanneer gaat het risico over?
- Looptijd
Maak afspraken over de duur van het contract. Is het voor onbepaalde tijd of voor bepaalde tijd? Kan er in dat laatste geval verlengd worden, en zo ja: hoe en voor hoe lang?
- Opzegging
Hoe en wanneer kan het contract beëindigd worden? Geldt er een opzegtermijn? Leg ook vast wat de (financiële) gevolgen zijn van een voortijdige beëindiging, zoals boetes of schadeloosstelling.
- Zekerheden
Denk hierbij aan een pandrecht, hypotheekrecht, bankgarantie, eigendomsvoorbehoud of borgstelling. Maak afspraken over de inhoud, deadline voor het vestigen, wijze van vestigen en de kosten.
- Aansprakelijkheid en risico’s
Breng alle risico’s in kaart en leg vast wie verantwoordelijk is voor welk risico en welke schade. Tot welk bedrag wordt de aansprakelijkheid beperkt?
- Verzekeringen
Ook in samenhang met de alinea hierboven: spreek af wie welke verzekering afsluit (inclusief deadline voor het afsluiten) en voor wie deze kosten komen.
- Garantie
Bij producten: is er garantie, voor hoe lang en wat houdt de garantie precies in? Moet de koper daarvoor aan bepaalde onderhoudsverplichtingen voldoen?
Bij dienstverlening (een bepaald resultaat wordt gegarandeerd) of als specifieke toezegging van de verkoper: leg de inhoud van de garantie vast en wat de gevolgen zijn als deze niet gehaald wordt.
- Niet-nakoming (wanprestatie)
Wat gebeurt er als een partij zich niet aan het contract houdt? Welk stappenplan wordt gevolgd en wat zijn de gevolgen (denk aan een boetebeding of vertragingsrente)?
- Tussentijdse beëindiging
Kan het contract, bijvoorbeeld bij onenigheid, tussentijds beëindigd worden? En zo ja, wat zijn dan de gevolgen? Of sluit je deze mogelijkheid bewust uit?
- Vertrouwelijkheid
Maak afspraken over geheimhouding als er vertrouwelijke informatie wordt gedeeld. Leg vast welke informatie vertrouwelijk is en voor wie de geheimhouding geldt. Voeg een boeteclausule toe om overtreding te voorkomen.
- Aanvullingen en/of wijzigingen
Spreek af dat aanvullingen en/of wijzigingen van het contract alleen geldig zijn als jullie die schriftelijk vastleggen.
- Kosten
Maak je kosten voor het opstellen van het contract? Of win je extern advies in? Leg vast wie welke kosten betaalt, of bepaal dat elke partij haar eigen kosten draagt.
- Kan het contract overgedragen worden?
Spreek af of een contractspartij het contract kan overdragen aan een derde. En zo ja, of daarvoor dan eerst schriftelijke toestemming nodig is van de ander.
- Geschillen
Leg vast wat jullie doen bij onenigheid. Stappen jullie naar de rechter, kiezen jullie voor arbitrage of proberen jullie het eerst op te lossen via mediation (bemiddeling)?
- Welk recht en welke rechtbank
Leg vast welk recht geldt en welke rechter bevoegd is bij een geschil. Dat is helemaal belangrijk als een van partijen in het buitenland is gevestigd.
Denk ook hier aan
- Algemene voorwaarden
Stem af welke algemene voorwaarden gelden, verklaar die van toepassing in het contract en overhandig ze vóór of tijdens het sluiten van het contract.
- Bijlagen
Zet in het contract welke bijlagen er zijn en bepaal dat ze onderdeel uitmaken van de overeenkomst.
- Ondertekening
Vermeld datum en plaats bij de handtekeningen. Zorg dat iedere partij een getekend exemplaar van het contract heeft.
- Opmaak en taal
Een duidelijk contract heeft niet alleen met de inhoud te maken, maar net zo goed met opmaak en taal: hier vind je handige tips.
- Praktijkbestendig
Na het tekenen is het werk nog niet gedaan: de afspraken moeten ook in de praktijk werken én blijven werken. Hier vind je 4 tips die ervoor zorgen dat de overeenkomst aansluit op de praktijk.
Maatwerk
Deze checklist zorgt voor een stevige basis. Maar elk contract is maatwerk en heeft soms specifieke onderdelen. Bij een aandeelhoudersovereenkomst maak je bijvoorbeeld afspraken over de rechten en plichten van de aandeelhouders, en over hun stemrecht. En bij een managementovereenkomst leg je niet alleen de managementfee vast, maar ook een relatie- en/of concurrentiebeding.
Wil je zeker weten dat jouw contract juridisch dichtgetimmerd zit? Of wil je een overeenkomst laten checken op juistheid en volledigheid? Neem dan contact op met Mistral Legal.