Algemene voorwaarden: zo zorg je ervoor dat ze ook echt gelden

Het belang van algemene voorwaarden voor ondernemers

Algemene voorwaarden, die soms eindeloze kleine lettertjes: klinkt saai? Snappen we, maar als je het één keer goed regelt, heb je er daarna geen omkijken meer naar. Behalve af en toe een update, bijvoorbeeld als je je dienstverlening wijzigt.

Algemene voorwaarden kunnen een behoorlijke impact op je bedrijf hebben. Je regelt er onder andere (een beperking van) je aansprakelijkheid mee, een eventueel eigendomsvoorbehoud en algemene afspraken over betaling zoals betalingstermijnen, rente en incassokosten.

Het is dus belangrijk om stil te staan bij de inhoud van je algemene voorwaarden. En vooral: om ervoor te zorgen dat ze vervolgens ook daadwerkelijk gelden. Doe je dit niet goed? Dan loop je het risico dat ze niet van toepassing zijn. En dat is zonde.

2 essentiële stappen bij algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden moet je 1) afspreken met je contractspartij en 2) op tijd overhandigen: de informatieplicht.

1. De algemene voorwaarden afspreken met je contractspartij

Je moet de algemene voorwaarden van toepassing verklaren op alle overeenkomsten die je sluit. Dat kan simpelweg door standaard een zinnetje op te nemen waarin staat dat jouw algemene voorwaarden gelden. Dit doe je in de offerte en de overeenkomst.

Let op: bij de factuur is het te laat. De regel is namelijk dat je ze van toepassing verklaart vóór je de overeenkomst sluit.

De contractspartij moet vervolgens de algemene voorwaarden accepteren. Dat kan expliciet – denk aan een schriftelijke akkoordverklaring – maar ook stilzwijgend. Bijvoorbeeld door akkoord te geven op de offerte en geen bezwaar te maken tegen jouw algemene voorwaarden.

Begint je contractspartij nu ineens met haar eigen algemene voorwaarden te zwaaien? Lees hier welke algemene voorwaarden dan gelden.

2. Informatieplicht

Als tweede stap moet je de algemene voorwaarden aan je contractspartij geven (‘ter hand stellen’ zoals de wet het noemt). Dat kan door ze mee te sturen als bijlage of door ze op de achterkant van je offerte te zetten.

Hoe je dit precies moet doen, hangt af van de manier waarop je de overeenkomst sluit: in persoon, telefonisch of online.

Doe je bijvoorbeeld online zaken? Dan mag je de voorwaarden ook online geven. Je contractspartij moet ze dan zelf kunnen opslaan. Sluit je de overeenkomst in persoon? Dan moet je de algemene voorwaarden fysiek overhandigen. Het mag ook als pdf-bestand via de e-mail, maar daar moet je contractspartij expliciet mee instemmen.

Doe dit in alle gevallen op tijd: vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst.

Praktijktips

Algemene branchevoorwaarden zijn misschien ook een optie

Van de inhoud van de algemene voorwaarden is vaak zo’n 80% redelijk uniform; de rest is maatwerk aan de hand van jouw branche en dienstverlening.

Maar wist je dat er ook algemene branchevoorwaarden zijn? In dat geval hoef je dus niet per se eigen algemene voorwaarden op te laten stellen. Lees hier meer over de voordelen en aandachtspunten van branchevoorwaarden.

Proces: zo regel je algemene voorwaarden goed in (ERP-systeem)

Uit de praktijk blijkt dat ondernemers de algemene voorwaarden qua proces soms lastig vinden. Liever gaan ze direct over tot de uitvoering als ze een deal hebben gesloten. En dan wordt de juiste manier van het overhandigen van de algemene voorwaarden wel eens over het hoofd gezien.

Veranker dit daarom goed in je interne processen. Gebruik je bijvoorbeeld een ERP-systeem? Of een ander bedrijfsprocessysteem? Dan kun je het zo inregelen dat op elk document dat verstuurd wordt een standaardtekst staat over de algemene voorwaarden. Denk aan offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten. Daarnaast kan het systeem regelen dat er altijd een set algemene voorwaarden wordt meegestuurd.

Training van je (sales)team

Met alleen algemene voorwaarden ben je er dus nog niet. Je moet ze ook op de juiste manier gebruiken.

Bij Mistral Legal stellen we daarom niet alleen algemene voorwaarden op die passen bij jouw bedrijf en dienstverlening: we trainen ook je medewerkers in wat erin staat (wel zo handig bij onderhandelingen) én hoe ze ze moeten gebruiken. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Deel dit artikel: